Vorlage für Besprechungsprotokolle: Kopieren und nutzen
Eine kostenlose Vorlage, ein ausgefülltes Beispiel und eine Anleitung zum Schreiben von Protokollen.
Eine Vorlage für Besprechungsprotokolle ist eine fertige Gliederung für die Aufzeichnung eines Meetings: wer teilgenommen hat, was entschieden wurde und wer was bis wann erledigt. Kopiere die Vorlage unten in Word, Google Docs oder Notion und fülle die Klammern aus. Danach folgt ein ausgefülltes Beispiel.
Aktualisiert im November 2026.
Protokoll-Vorlage
Ersetze jeden Teil in Klammern. Lösche die Teile, die dein Meeting nicht braucht.
# [Meeting-Titel] - Protokoll Datum: [Vollständiges Datum] Uhrzeit: [Beginn] - [Ende] Ort: [Raum oder Videolink] Leitung: [Name] Protokollführung: [Name] ## Teilnehmende Anwesend: [Namen] Abwesend: [Namen] Gäste: [Namen] ## Genehmigung des letzten Protokolls [Genehmigt / Mit Änderungen genehmigt] ## Tagesordnungspunkte ### 1. [Thema] Zusammenfassung: [Was besprochen wurde, in 1-2 Sätzen] Entscheidung: [Was entschieden wurde] ### 2. [Thema] Zusammenfassung: [Was besprochen wurde, in 1-2 Sätzen] Entscheidung: [Was entschieden wurde] ## Aufgaben | Aufgabe | Verantwortlich | Fällig am | |------|-------|----------| | [Aufgabe] | [Name] | [Datum] | ## Nächstes Meeting Datum: [Datum] Themen: [Themen] Protokoll genehmigt von: [Name], [Datum]
Beispiel für ein Besprechungsprotokoll
Das ist ein Beispiel. Die Namen, Daten und Entscheidungen sind erfunden.
# Website-Projekt - Protokoll Datum: 5. November 2026 Uhrzeit: 10:00 - 10:30 Ort: Videocall Leitung: Ana Costa Protokollführung: Ben Hill ## Teilnehmende Anwesend: Ana Costa, Ben Hill, Chloe Martin Abwesend: David Ross ## Tagesordnungspunkte ### 1. Starttermin Zusammenfassung: Die neuen Seiten brauchen noch eine Woche Prüfung. Entscheidung: Den Start auf den 1. Dezember verschieben. ### 2. Kunden-E-Mail Zusammenfassung: Die Kunden müssen vom neuen Termin erfahren. Entscheidung: Die E-Mail am 10. November senden. ## Aufgaben | Aufgabe | Verantwortlich | Fällig am | |------|-------|----------| | Startplan aktualisieren | Ben Hill | 7. November | | Kunden-E-Mail schreiben und senden | Chloe Martin | 10. November | ## Nächstes Meeting Datum: 12. November 2026 Themen: Ergebnisse prüfen
Wie du ein Besprechungsprotokoll schreibst
- Kopiere die Vorlage vor dem Meeting und trage die Tagesordnungspunkte ein
- Schreibe auf, wer teilgenommen hat und wer nicht
- Notiere bei jedem Punkt die Entscheidung, nicht das ganze Gespräch
- Gib jeder Aufgabe eine verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum
- Sende das Protokoll noch am selben oder am nächsten Tag und bitte um Korrekturen
Was schreibt man in ein Protokoll?
Datum, Uhrzeit und Ort, wer teilgenommen hat und wer nicht, jeder Tagesordnungspunkt, jede Entscheidung und jede Aufgabe mit einer verantwortlichen Person und einer Frist.
Wie nutze ich diese Vorlage in Word oder Google Docs?
Kopiere den Text aus dem Feld und füge ihn in ein neues Dokument ein. Mache aus den Zeilen, die mit # beginnen, Überschriften und speichere das Dokument dann als deine eigene Vorlage.
Was ist der Unterschied zwischen Besprechungsprotokoll und Meeting-Notizen?
Ein Protokoll ist die formelle Aufzeichnung, die eine Gruppe aufbewahrt und eventuell genehmigt. Notizen sind weniger formell und vor allem für die Personen, die teilgenommen haben.
Kann ChatGPT ein Protokoll schreiben?
Ja, wenn du ihm ein Transkript oder deine groben Notizen gibst. Füge sie zusammen mit dieser Vorlage ein und bitte es, die Teile auszufüllen. Prüfe Namen, Zahlen und Fristen, bevor du sie teilst.
Wer sollte das Protokoll führen?
Jemand, der das Meeting nicht leitet, denn beides zugleich ist schwer. Viele Teams wechseln sich ab. Ein KI-Notiz-Tool kann das Transkript schreiben, aber eine Person sollte die Entscheidungen trotzdem prüfen.